Come un responsabile acquisti valuta un nuovo fornitore industriale

Prima ancora di inviare un’email, fare una telefonata o richiedere un’offerta, un potenziale fornitore ha già superato una prima selezione
Per capire come avviene concretamente questo processo, ho condotto una ricerca insieme al responsabile acquisti di un'azienda industriale appartenente a un gruppo internazionale. Abbiamo osservato il processo reale di ricerca e valutazione di nuovi fornitori.
Durante la ricerca sono state analizzate aziende manifatturiere individuate attraverso motori di ricerca, siti aziendali, Google Maps, dati societari accessibili pubblicamente, strumenti di intelligenza artificiale e altre fonti. Sono stati inoltre analizzati i materiali commerciali disponibili, tra cui brochure, cataloghi e presentazioni aziendali

Abbiamo osservato

• come inizia la ricerca di un nuovo fornitore
• quali aziende entrano nella prima selezione
• quali informazioni vengono cercate prima di inviare una richiesta d’offerta
• quali elementi aiutano a valutare l’adeguatezza di una produzione rispetto a una commessa specifica
• in quale momento un’azienda rimane tra i potenziali fornitori oppure viene esclusa dalle valutazioni successive

Cosa ha mostrato la ricerca

1. Trovare un potenziale fornitore è relativamente semplice, mentre capire se è adatto a una commessa specifica è molto più complesso
Dopo la ricerca inizia la fase di qualificazione preliminare dell’azienda
Il responsabile acquisti raccoglie le informazioni disponibili sulla produzione e cerca di capire rapidamente se l'azienda è adatta alla sua esigenza e se procedere con una richiesta d'offerta

È proprio in questa fase che le informazioni pubblicamente disponibili sull’azienda iniziano a influenzare direttamente la scelta commerciale

2. Conta soprattutto quale conclusione il responsabile acquisti riesce a trarre dalle informazioni disponibili
Macchinari, esempi di componenti realizzati, materiali, capacità produttive e altri dati diventano elementi attraverso cui viene valutato un potenziale fornitore
Il valore di queste informazioni dipende da quanto aiutano a collegare le capacità produttive a una necessità concreta. Contano le caratteristiche tecniche selezionate, il contenuto e il contesto degli esempi, il tipo di dati presentati e la facilità con cui queste informazioni possono essere messe in relazione tra loro

Per questo due aziende con capacità simili possono essere percepite in modo molto diverso. In un caso il responsabile acquisti trova elementi sufficienti per proseguire la valutazione, nell'altro una parte delle reali capacità produttive dell'azienda rimane difficile da valutare

3. La quantità di informazioni, da sola, non risolve il problema
Un sito può contenere molti dati tecnici, fotografie e descrizioni della produzione, ma il responsabile acquisti può comunque avere difficoltà a capire se l’azienda è adatta alla propria commessa
La ricerca ha mostrato che conta soprattutto l'utilità delle informazioni nella valutazione preliminare. Incidono le caratteristiche indicate, ciò che mostrano realmente le fotografie, le lavorazioni presentate, il modo in cui le diverse informazioni sono collegate e le conclusioni che uno specialista può trarne

È qui che può emergere una differenza tra le reali capacità produttive dell'azienda e il modo in cui vengono percepite da un potenziale cliente

4. Una parte della domanda nasce al di fuori del ciclo fieristico
Le fiere rimangono un canale importante per conoscere nuovi potenziali clienti e costruire relazioni commerciali future, ma una parte della domanda nasce al di fuori del ciclo fieristico, quando un’azienda ha bisogno di trovare un nuovo fornitore per una commessa concreta nel giro di pochi giorni o settimane
In quel momento il cliente cerca un fornitore disponibile nel breve periodo e valuta preliminarmente le alternative attraverso le informazioni accessibili. Se da queste informazioni non riesce a valutare se un'azienda può gestire quella commessa, l'azienda può semplicemente non entrare nel gruppo di fornitori a cui verrà inviata una richiesta d'offerta

5. Il modo in cui l’azienda si presenta influenza la sua posizione rispetto alle alternative
La ricerca ha mostrato che il modo in cui viene presentata la produzione influenza la valutazione preliminare ancora prima del primo contatto
Un'azienda può disporre di macchinari avanzati, competenze ed esperienza, mentre le informazioni disponibili all'esterno possono far percepire un livello produttivo inferiore a quello reale
Di conseguenza, le commesse e i clienti a cui l'azienda punta possono essere diversi da quelli per cui viene effettivamente considerata un fornitore adatto nella fase iniziale di selezione.

Conclusione principale
Prima ancora della richiesta d’offerta, il responsabile acquisti si è già formato un’idea sulla capacità dell’azienda di rispondere alla sua esigenza, sul suo livello produttivo e sull’opportunità di includerla nelle fasi successive della selezione
Per un'impresa industriale il tema diventa particolarmente rilevante nei periodi di crescita, dopo investimenti in nuovi macchinari, con l'introduzione di nuove lavorazioni o con l'obiettivo di acquisire clienti più grandi e commesse più complesse e continuative
La ricerca permette di capire come un potenziale fornitore viene selezionato nella fase preliminare e quali informazioni influenzano la sua posizione rispetto alle alternative

Un'analisi dedicata permette invece di valutare quale immagine della vostra produzione si forma un potenziale cliente prima del contatto e quanto corrisponde alle capacità reali dell'azienda, ai clienti che volete raggiungere e alle commesse che volete acquisire

L’analisi aiuta a rispondere ad alcune domande chiave

• quale livello produttivo percepisce un potenziale cliente attraverso le informazioni disponibili
• quali tipologie di commesse e clienti l’azienda tende ad attrarre con la propria presentazione attuale
• quanto questa percezione corrisponde alle capacità produttive reali dell’azienda oggi
• quali punti di forza risultano poco visibili ai clienti che l’azienda vuole raggiungere
• quali elementi limitano l'ingresso dell'azienda nella selezione da parte di clienti più grandi o più adatti
• quali cambiamenti possono rappresentare in modo più preciso il reale livello produttivo e sostenere gli obiettivi commerciali dell’azienda

Questi elementi diventano la base della strategia successiva e permettono di definire quali interventi sono realmente necessari per attrarre i clienti e le commesse a cui l'azienda punta.

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